AKUNTANSI HOTEL SAP 3

1)      Menerangkan Akuntansi

Badan yang berwenang dan beberapa ahli memberi peringatan yang bervariasi tergantung pada sudut pandang dan penekanan yang mereka anut. Disamping itu, pengertian akuntansi juga berubah sesuai dengan perkembangan jaman dan kemajuan dibidang teknologi, khususnya kemajuan dibidang teknologi computer dan teknologi telekomunikasi.

Definisi resmi yang mula-mula diajukan adalah definisi dari Accounting

Terminologi Bulletin No. 1 (1965) yang diterbitkan oleh APB yaitu suatu komite penyusunan prinsip akuntansi yan dibentuk AICPA.

“Accounting is the art of recording, classiflying, and summarizing in a significant manner and in terms of money, transaction and event which are, in part at least, of financial character, and interpreting the result there off”. Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan, transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang, dan mengintepretasikannya hasil proses tersebut.

Karena semakin luasnya fungsi dan berkembangnya praktik akuntansi, definisi diatas dirasa kurang memadai. Berdasarkan hal tersebut, maka direvisilah definisi akuntansi, “Accounting is the body of knowledge dan function concerned with systematic originating, authenticating, recording, classifying, processing, summarizing, analyzing, interpreting. And supplying of dependable and significant information covering transactions and events which are, in part at least, of financial character, required for the management and operation of an entity and for report that have to be submitted there on to meet fiduciary and other responsibilities”. Akuntansi adalah seperangkat pengetahuan dan fungsi yang berkepentingan dengan masalah pengadaan, pengabsahan, pencatatan, pengklasifikasian, dan penyajian secara sistematis informasi yang dapat dipercaya dan berdaya guna tentang transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan yang diperlukan dalam pengelolaan dan pengoperasian suatu unit usaha dan yang diperlukan untuk dasar penyusunan laporang keuangan yang harus disampaikan untuk memenui pertanggungjawaban pengurusan keuangan dan lainnya.

Definisi akuntansi menjadi lebih luas lagi sebagaimana yang dimuat dalam Statement of Accounting Principle Board No. 4 (1970) sebagai berikut:

“Accounting is a service activity. It’s function is to provide quantitative information, primary financial in nature, about economic entities that intended to be useful in making economic decisions”. Akuntansi adalah kegiatan jasa. Kegiatannya adalah menyediakan informasi kuantitatif tentang unit-unit usaha ekonomi, terutama bersifat keuangan yang diperkirakan bermanfaat dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomi.

Grey (1996) mengatakan akuntansi sebagai satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di suatu tingkatan. Operasional dalam usaha hotel cukup kompleks, karena keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tetapi juga ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang diberikan. Peran akuntansi dalam usaha hotel ditunjukkan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan layanan, dimana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam pencatatannya.

2)      Siklus Akuntansi, dan Bagan Akuntansi pada Usaha Perhotelan

Siklus akuntansi pada usaha perhotelan secara garis besar sama dengan siklus akuntansi pada jenis usaha lainnya. Siklus akuntansi diawali dengan pencatatan transaksi dan berakhir dengan post-closing trial balance. Seluruh proses akuntansi dapat dilakukan secara manual ataupun dengan menggunakan aplikasi komputer. Adapun transaksi-transaksi penting yang terjadi dalam operasi akuntansi hotel, antara lain:

1)      Penjualan produk dan jasa.

Transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan, dan diakhir periode akuntansi baru dibuat jurnal khusus penjualan.

2)      Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement).

Penjualan tunai dan pengeluaran kas harian kami catat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas (kas kecil, kas besar, dan kas di bank). Setelah diakhir periode dibuatkan jurnal khusus penerimaan dan pengeluaran kas.

3)      Pembelian produk dan jasa.

Untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa secara kredit dicatat dalam buku khusus pembelian, diakhir periode akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian.

4)      Payroll.

Karena di hotel terdiri dari beberapa departemen, maka bagian personalia membuat rekapitulasi daftar gaji, upah, dan PPh 21 sesuai dengan departemen dimana karyawan bekerja. Setelah itu baru dibuat jurnal alokasi sesuai dengan departemennya.

 

Dasar akuntansi untuk akuntansi hotel menggunakan double-entry bookkeeping, dimana setiap entry data minimal akan mempengaruhi dua akun yang berbeda atau berlawanan sehingga nilai atau hasil dua sisi yang berlawanan akan sama.

1)      Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan kredit. Jurnal ini dilakukan secara bulanan (monthly journal)  yang biasanya digunakan untuk mempermudah jurnal harian, di mana jumlah secara harian diakumulasikan dan jurnal tunggal dibuat atas transaksi bulanan.

2)      General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual.

3)      Trial balance, menunjukan daftar saldo akun dalam suatu periode.

4)      Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang biasanya disiapkan pada akhir periode akuntansi, bisa secara bulanan atau tahunan.

3)      Bagan dan Rerangka Konseptual (Conceptual Framework) Informasi Akuntansi

Rerangka konseptual serupa dengan konstitusi, adalah suatu sistem koheren yang terdiri dari tujuan dan konsep fundamental yang saling berhubungan, yang menjadi landasan bagi penerapan standard yang konsisten dan penentuan sifat, fungsi, serta batas-batas dari akuntansi keuangan dan laporan keuangan. Selama bertahun-tahun, berbagai organisasi, komite dan individu telah mengembangkan serta mempublikasikan rerangka konseptual mereka. Tetapi tidak ada rerangka konseptual yang diterima secara universal dan diandalkan dalam praktek. Barangkali yang paling sukses adalah Accounting Principles Board Statement No.4: “Basic concepts and accounting principles underlying financial statements of business enterprises” yang hanya menjelaskan praktek-praktek yang telah ada tetapi tidak menentukan praktek apa yang digunakan. Menyadari hal itu, FSAB pada tahun 1976 menerbitkan memorandum diskusi tiga bagian yang berjudul: “Conceptual framework for financial accounting and reporting: Elements of Financial Statements and their measurement”. Sejak dokumen tersebut telah dipublikasikan, FSAB telah menerbitkan Statement of Financial Accounting Concepts yang berhubungan dengan pelaporan keuangan entitas bisnis, yaitu:

1)      SFAC No.1,“Obyectives of Financial Reporting By Business Enterprise (Tahun 1978)” yang menyajikan tujuan dan sasaran akuntansi.

2)      SFAC No.2,“Qualitative Characteristic of Accounting Information (Tahun 1980)” menjelaskan karakteristik yang membuat informasi akuntansi bermanfaat.

3)      SFAC No.3,“Elements of Financial Statements of Business Enterprise (Tahun 1980)”, memberikan definisi dari pos-pos yang terdapat dalam laporan keuangan, seperti: aktiva, kewajiban, pendapatan, dan beban.

4)      SFAc No.4,”Obyectives of Financial Reporting by Nonbusiness Organizations (Tahun 1980)”.

5)      SFAC No.5.”Recognition and measurement in financial statements of Business Enterprise (Tahun 1984)”, menetapkan kriteria pengakuan dan pengukuran fundamental serta pedoman tentang informasi apa yang biasanya harus dimasukkan dalam laporan keuangan dan kapan waktunya.

6)      SFAC No.6,”Elements of Financial Statements (Tahun 1985)”, menggantikan SFAC No.3 dan memperluas ruang lingkup SFAC No.3 dengan memasukkan organisasi-organisasi nirlaba.

7)      SFAC No.7,”Using Cash flow information and present value in accounting Measurements (Tahun 2000)”, memberikan kerangka kerja bagi pemakaian arus kas ke masa depan yang diharapkan dan nilai sekarang sebagai dasar pengukuran.

8)      SFAC No.8,”Conceptual Framework for Financial Reporting (Tahun 2010)”. Pengganti SFAC No.1 dan SFAC No.2.

Chapter 1, The Objective of General Purpose Financial Reporting, anda Chapter 3, Qualitative Characteristic of Useful Financial Information.

 

Secara garis besar rerangka konseptual dapat digambarkan sebagai berikut:

4)      Membedakan Sistem dan Prosedur Akuntansi

Sistem dapat dijelaskan dari dua pendekatan, yaitu: pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dari Pendekatan prosedur, sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang dilengkapi dengan formulir dan catatan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Contoh dari pendekatn prosedur ini adalah sistem akuntansi yang merupakan kumpulan dari prosedur penerimaan dan pengeluaran kas, prosedur penjualan, prosedur pembelian dan buku besar. Jadi dapat dikatakan sistem akuntansi terdiri dari subsistem yang saling berkaitan. Sistem akuntansi yang digunakan pada usaha perhotelan terdiri dari:

1)      Subsistem akuntansi utama:

-          Kode rekening

-          Buku besar dan buku pembantu

-          Jurnal

-          Bukti transaksi

2)      Subsistem penjualan dan penerimaan uang:

-          Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur

-          Distribusi penjualan

-          Piutang

-          Penerimaan uang dan pengawasan kredit

3)      Subsistem pembelian dan pengeluaran uang:

-          Order pembelian dan laporan penerimaan barang

-          Distribusi pembelian dan biaya

-          Hutang

-          Prosedur pengeluaran uang

4)      Subsistem pencatatan waktu dan penggajian:

-          Personalia

-          Pencatatan waktu

-          Penggajian

-          Distribusi gaji dan upah

5)      Subsistem produksi dan biaya produksi

-          Order produksi

-          Pengawasan persediaan

-          Akuntansi biaya

Dari pendekatan komponen, sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dari pendekatan komponen adalah sistem komputer yang terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak.

Prosedur adalah urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian/departemen atau lebih untuk menangani transaksi secara seragam dari transaksi yang sama dan terjadi berulang-ulang. Pekerjaan klerikal terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan membandingkan yang dilakukan untuk mencatat informasi di dalam formulir, buku jurnal dan buku besar

5)      SPI di Perhotelan (Unsur-unsur SPI, lingkup SPI, merancang SPI)

Sistem pengendalian internal memiliki elemen-elemen yang merupakan ciri-ciri pengendalian intern yang baik. Adapun elemen-elemen tersebut diantaranya :

1.      Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat dan tegas

2.      Terdapat sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang baik untuk melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik perusahaan,  hutang, pendapatan dan biaya.

3.      Terdapat praktek yang sehat pada saat melaksanakan tugas dan fungsi di tiap bagian dalam organisasi

4.      Tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan fungsi, tugas, serta tanggungjawabnya

5.      Terdapat pengecekan independen

Struktur pengendalian intern menurut COSO (Committee for Sponsoring Organizations of the Treadway) adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, pegawai lainnya yang didesain untuk memperoleh keyakinan yang memadai terkait dengan tujuan:

1)      Kehandalan dari laporan keuangan

2)      Efektivitas dan efisiensi dari aktivitas operasi

3)      Ketaatan kepada peraturan perundangan dan kebijakan yang terkait.

Menurut COSO, pada struktur pengendalian internal memiliki lima (5) komponen :

1.      Lingkungan pengendalian atau control environment

Manajemen dan seluruh pegawai harus menciptakan dan memelihara lingkungan dalam keseluruhan organisasi yang menimbulkan prilaku positif da mendukung terhadap pengendalian intern dan manajemen yang sehat.

2.      Penilaian risiko atau risk assessement

Pengendalian intern harus menyediakan penilaian resiko yang dihadapi oleh organisasi baik yang bersumber dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi.

3.      Aktivitas pengendalian atau control activities

Aktivitas pengendalian intern membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas pengendalian harus efisien dan efektif mencapai tujuan pengendalian.

4.      Informasi dan komunikasi atau information and communication

Informasi harus dicatat dan dikomunikasikan kepada manajemen dan satuan kerja lainnya dalam suatu entitas yang membutuhkan, dalam bentuk dan jangka waktu yang memungkinkan untuk menyelenggarakan pengendalian intern dan tanggungjawab lainnya.

5.      Pemantauan atau monitoring

Pemantauan pengendalian intern harus selalu menilai kualitas kinerja dan memastikan bahwa temuan audit atau revenue lainnya diselesaikan tepat waktu.

The Canadian Institute of Chartered Accountans Criteria of Control Committee (CoCo) telah menyusun model pengendalian intern yang mirip dengan COSO tetapi mempunyai perbedaan yang cukup signifikan. CoCo memfokuskan diri pada empat pertanyaan utama, yakni.

a.       Apakah perusahaan memiliki tujuan yang tepat ?

b.      Apakah perusahaan sudah memiliki aktivitas pengendalian yang memadai ?

c.       Apakah perusahaan sudah memiliki kapabilitas, komitmen serta lingkungan yang tepat ?

d.      Apakah perusahaan sudah melakukan monitoring, pembelajaran serta melakukan adaptasi ?

Berdasarkan empat (4) pertanyaan diatas, terdapat 4 komponen yang dimiliki oleh COCO untuk memenuhi pertanyaan tersebut :

1.      Purpose

-          Tujuan harus dinyatakan dan dikomunikasikan kepada seluruh stakeholders.

-          Risiko signifikan baik dari dalam maupun luar organisasi yang terkait dengan pencapaian tujuan harus diidentifikasi dan dinilai.

-          Kebijakan yang didesain untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi dan pengelolaan risiko harus dibuat, dikomunikasikan dan dipraktekkan sehingga pegawai mengerti apa yang diharapkan dan kebebasan yang diperlukan untuk bertindak.

-          Perencanaan untuk menuntun pencapaian tujuan organisasi harus disusun dan dikomunikasikan.

-          Tujuan dan perencanaan terkait harus mencantumkan target dan indikator kinerja.

2.      Commitment

-          Nilai-nilai etika termasuk integritas harus dibuat secara formal, dikomunikasikan kepada seluruh stakeholders dalam organisasi.

-          Kebijakan dan praktek manajemen SDM harus konsisten dengan etika da nilai-nilai dan pencapaian tujuan.

-          Wewenang, tanggungjawab dan tanggunggugat harus secara jelas didefinisikan dan konsisten dengan tujuan organisasi sehingga keputusan-keputusan dan prilaku-prilaku diperagakan dengan benar oleh pegawai.

-          Atmosfir kepercayaan yang tinggi harus dipelihara dan didukung oleh informasi yang mengalir antara pegawai dan kinerja mereka dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi.

3.      Capability

-          Pegawai harus memiliki pengetahuan, keahlian dan peralatan yang cukup untuk mendukung pancapaian tujuan organisasi.

-          Proses komunikasi harus mendukung nilai dan pencapaian organisasi atas tujuan yang telah ditetapkan.

-          Informasi yang cukup dan relevan harus diidentifikasi dan dikomunikasikan pada saat yang tepat sehingga pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

-          Tujuan dan aktivitas dari bagian-bagian yang berbeda dalam suatu organisasi harus dikoordinasikan

-          Aktivitas pengendalian harus didesain sebagai kesatuan yang menyeluruh dari suatu organisasi, dengan mempertimbangkan tujuan, risiko, dan hubungan terkait antar komponen pengendalian.

4.      Monitoring and learning

-          Lingkungan internal dan eksternal harus dimonitor untuk memperoleh informasi sehingga tujuan dan pengendalian organisasi tetap mutakhir.

-          Kinerha harus dimonitor dibandingkan dengan target dan indikator yang telah ditetapkan.

-          Asumsi yang digunakan dalam penentuan tujuan dan sistem harus secara periodic dikaji ulang.

-          Informasi yang dibutuhkan harus dikaji terus-menerus sesuai dengan adanya perubahan tujuan atau adanya pelaporan yang menunjukkan penyimpangan.

-          Prosedur tindaklanjut harus disusun dan dilakukan untuk menjamin bahwa perubahan dan kegiatan yang tepat dilakukan.

-          Manajemen secara periodik menilai efektivitas pengendalian dan kemudian mengkomunikasikan hasilnya kepada para pihak yang bertanggungjawab.

Dalam prakteknya, model yang dibangun untuk menyusun sistem pengendalian intern yang baik harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1)      Pengendalian intern seharusnya tidak dilihat sebagai suatu kelompok kegiatan yang berdiri sendiri, tetapi lebih merupakan suatu rangkaian aktivitas yang terjadi pada seluruh operasi entitas secara berkesinambungan, dengan berfokus pada risiko operasi. Pengendalian intern harus merupakan bagian yang utuh dari setiap sistem yang digunakan manajemen untuk mengatur dan memandu operasi entitas, bukan sebagai suatu sistem yang terpisah.

2)      Manfaat pengendalian intern harus lebih besar dari pada biaya untuk menyusun, mengimplementasikannya dan risiko yang mungkin terjadi.

3)      Aplikasi sistem pengendalian intern harus didukung oleh semua pegawai dalam organisasi dari manajemen puncak hingga staf terbawah. Responsive terhadap perubahan, SPI yang tidak fleksibel hanya menghambat pencapaian tujuan dikaitkan dengan perubahan lingkungan dimana organisasi itu beroperasi.

4)      Aplikasi sistem pengendalian intern harus memperhatikan budaya organisasi. Oleh karena itu, SPI yag akan diterapkan oleh perusahaan harus dilihat sebagai bagian dari manajemen perubahan.

6.      Struktur Organisasi Di Departemen Akuntansi

Departemen akuntansi di dalam hotel biasnya terdiri dari beberapa bagian yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya, misalnya bagian kredit dengan account receivable, cost control dengan perchasing dan lain sebagainya. Adapun bagian-bagian yang ada dalam departemen akuntansi yakni:

1.      General Cashier merupakan kasir yang mempunyai tanggungjawab penuh atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel.

2.      Cashier outlet, seperti front office, restoran, kasir bertanggungjawab atas penerimaan pada  masing-masing outlet.

3.      Income auditor adalah orang yang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan hotel dan mengoreksi kembali pekerjaan night auditor.

4.      Night audit merupakan orang yang memiliki tanggungjawab atas kebenaran dan ketelitian dalam memasukan data penjualan ke dalam satu hari dari masing-masing outlet.

5.      Credit merupakan bagian yang mempunyai tanggungjawab atas besarnya kredit yang digunakan oleh tamu dan menyetujui batas kredit setiap tamu serta melakukan analisa atas guest bill..

6.      Account receivable adalah akun yang bertanggungjawab atas bagian penyiapan tagihan dan penagihan pada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. Account receivable juga bertugas atau memiliki tanggungjawab atas pencatatan piutang untuk tamu yang menginap di hotel dan untuk tamu yang sudah keluar dari hotel.

7.      Account payable adalah bagian yang bertanggungjawab atas hutang hotel kepada pihak luar,khususnya supplier.

8.      Cost control adalah bagian yang bertanggungjawab atas pengendalian biaya-biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing departemen, mencek harga barang di pasar serta menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel.

9.      Personalia adalah bagian yang bertanggungjawab penghitungan, pengalokasian dan pembayaran gaji para karyawan hotel.

10.  Electronic data prossesing (EDP) adalah bagian yang bertanggungjawab atas sistem informasi yang digunakan di hotel, khususnya dalam pemrosesan data.

11.  Purchasing bertanggung jawab dalam pembelian berbagai kebutuhan pihak hotel.

12.  Storeroom adalah bagian yang bertanggungjawab dalam menerima barang yang dibeli dan menyimpannya serta tugas lainnya yaitu pencatatan atas persediaan di gudang.

13.  Accounting atau bookkeeper adalah bagian yang bertanggungjawab dalam menyiapkan laporan keuangan.

DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, AAGP., Suprasto, H Bambang., Ariyanto, Dodik., Sari, Maria M Ratna. 2009. Akuntansi Hotel (Pendekatan Sistem Informasi).

Share this post